Draft Minutes of the Meeting of the Joint Meeting of the Board of Trustees and the Finance and Stewardship Committee – October 18, 2020 + El Acta Preliminar de la Reunión Conjunta de la Junta de Síndicos y el Comité de Finanzas y Mayordomía- 18 de octubre 2020

The Meeting was conducted by Zoom. // La reunión fue conducida por Zoom.

Members present/ /Miembros presentes:

Trustees + Síndicos

Walter Elmer (Chair + Presidente), John Chavis, Frank Wulf

Finance and Stewardship + Finanzas y Mayordomía

Lisa Palombi (Treasurer + Tesorera), Sherman McClellan (Financial Secretary + Secretario de Finanzas), Lois Price (Lay Leader + Líder Laica), John Chavis (Chair of the Administrative Council + Presidente del Concilio Administrativo), Frank Wulf (Pastor)

Members absent//Miembros ausentes:

Trustees + Síndicos

Meeyoung Koba, Marcelina Souffle, Leonel Sanchez, Retha Matson, Andy Lee, Mark Phillips

Finance and Stewardship + Finanzas y Mayordomía

Sulma Zepeda Rosales (Staff Pastor Relations Committee Chair + Presidente del Comité de Relaciones Personal Parroquia), Jim Ring, Cecilia Venecia Espinoza

Call to order + Llamada al orden

The meeting was called to order at 1:15. + La reunión fue convocado a las 1:15.

Opening prayer + Oración de apertura

Wulf offered a prayer. + Wulf ofreció una oración.

FINANCE AND STEWARDSHIP MATTERS + CUESTIONES DE FINANZAS Y MAYORDOMÍA

Financial status + Estado financiero

Palombi provided the following information: + Palombi proporcionó la siguiente información:

Checking account + Cuenta de cheques: $20,229.69

Savings account + Cuenta de ahorros: $4,521.89

Parsonage security deposit fund + Fondo de depósito de la casa parroquial: $6,019.32

Corpus of funds deposited in the Foundation + Corpus del fondos depositados en la Fundación:

Miller Fund + Fondo Miller: $25,000

Elmer Fund + Fondo Elmer: $5,000

(McClellan reported that the church receives automatic monthly disbursements from the funds, when the funds increase above the established corpus amounts. This year to date, we have received $3,921.67 in disbursements. + McClellan informó que la iglesia recibe desembolsos mensuales automáticos cada vez que los fondos aumenten por encimas de los establecidos montos del corpus. Este año hasta la fecha, hemos recibido $3,921.67 en desembolsos.)

Palombi pointed out that the church is still holding unspent designated funds in the following amounts + Palombi señaló que la iglesia todavía tiene fondos en los siguientes montos que han sido designados pero no han sido gastados:

A grant of $5,000 from the United Way to support projects with and for those experiencing homelessness + Una subvención de $5,000 del United Way para apoyar proyectos con y para aquellos que experimentan la falta de vivienda.

A grant of $2,500 from the County of Los Angeles to purchase and install an ice making machine and support projects with and for those experiencing homelessness + Una subvención de $2,500 del Condado de Los Ángeles para comprar e instalar una máquina de fabricación de hielo y apoyar proyectos con y para aquellos que experimentan la falta de vivienda.

A gift of $1,000 from a church family to construct a handrail for the steps leading up to the altar area + Un regalo de $1,000 de una familia de la iglesia para construir un pasamanos para los escalones que conducen a la área del altar.

A grant of $3,000 from the Justice and Compassion Essential Ministry Team of the California-Pacific Annual Conference to support the Echo Park Refugee Welcoming Center + Una subvención de $3,000 del Equipo de Ministerios Esenciales de Justicia y Compasión para apoyar el Centro de Bienvenida para los Refugiados.

Total income for the year to date is approximately $170,000. Total expenses for the year to date are approximately $161,000. This looks good, but we must take account of the unspent designated funds that we have received. + Los ingresos totales del año hasta la fecha son aproximadamente $170,000. Los gastos totales del año hasta la fecha son aproximadamente $161,000. Esto parece bien, pero tenemos que tener en cuenta los fondos designados no utilizados que hemos recibido.

We are doing well with income from pledges, but we do not know how long this situation will continue given the current state of the economy. + Lo estamos haciendo bien con los ingresos de promesas financieras, pero no sabemos cuánto tiempo continuará esta situación dado el estado actual de la economía.

Rental income and building usage fees have dropped significantly during the pandemic. + Los ingresos de alquiler y las tarifas del uso del edificio se han reducido significativamente durante la pandemia.

Payroll Protection Plan (PPP) loan forgiveness application + Solicitud de condonación del préstamo del Plan de Protección de Nómina (PPP)

Community Commerce Bank is now inviting PPP loan forgiveness applications, given that the Small Business Administration (SBA) has clarified the process. The SBA has adjusted its rules to grant a payment deferral period of 10 months following the end of the period during which the funds were required to be spent. Echo Park UMC received $20,000 in funding on May 1, 2020. The funds were required to be spent during the 8-week period ending June 30, 2020. As a consequence, our official deferral period will end on April 30, 2021. + El Banco Community Commerce ahora está invitando solicitudes de condoncación de los préstamos PPP, dado que la Administración de Pequeñas Empresas (SBA) ha aclarado el proceso. La SBA ha ajustado sus reglas para conceder un período de aplazamiento del reembolso de 10 meses después del final del período durante el cual se requrió gastar los fondos. La IMU de Echo Park recibió $20,000 en fondos el 1 de mayo 2020. Se requirió que los fondos fueran gastados durante el período de 8 semanas que termina el 30 de junio 2020. Como consecuencia, nuestro período de aplazamiento oficial terminará el 30 de abril 2021.

Palombi, McClellan and Wulf will read through the new documentation sent out by Community Commerce Bank to make comparisons to the loan forgiveness application Palombi has already completed. We will work with Community Commerce Bank to submit the application and all necessary documentation as soon as possible rather than waiting until the end of the deferral period. + Palombi, McClellan y Wulf leerán la nueva documentación enviada por el Banco Community Commerce para hacer comparaciones con la solicitud que Palombi ya ha completado. Trabajaremos con el Banco Community Commerce para presentar la solicitud y toda la documentación necesaria tan pronto como posible en lugar de esperar hasta el fin del período de aplazamiento.

Stewardship campaign + Campaña de mayordomía

Wulf reported that he was in the process of developing a stewardship campaign to be implemented in November. The campaign will include an online and print devotional guide, a series of sermons, a stewardship letter, and a pledge form. He will share the campaign components with the Finance and Stewardship Committee prior to initiating the program. + Wulf informó que estaba en el proceso de desarrollar una campaña de mayordomía que se implementaría en noviembre. La campaña incluirá una guía devocional en línea e impresa, una serie de sermons, una carta de mayordomía, y un formulario de promesa de donación. Él compartirá los componentes de la campaña con el Comité de Fiananzas y Mayordomía antes de iniciar el programa.

Grants received and applied for + Subvenciones recibidas y solicitadas

Wulf reported that the following grants have either been received or applied for in support of the Echo Park Refugee Welcoming Center + Wulf informó que las siguientes subvenciones habían sido recibidas o solicitadas en apoyo de el Centro de Bienvenida para Refugiados de Echo Park:

 A grant of $3,000 from the Justice and Compassion Essential Ministry Team of the California-Pacific Annual Conference – received (see above) + Una subvención de $3,000 del Equipo de Ministerio Esencial de Justicia y Compasión de la Conferencia Anual California-Pacífico – recipida (véase arriba);

A grant of $10,000 from the Kaleidoscope Foundation – received but not yet deposited + Una subvención de $10,000 de la Fundación Kaleidoscope – recibida pero aún no depositada;

A grant of $12,000 from the National Plan for Hispanic/Latino Ministry of The United Methodist Church Plan via the California-Pacific Conference – expected but not yet received + Una subvención de $12,000 del Plan Nacional para el Ministerio Hispano/Latino de La Iglesia Metodista Unida a través de la Conferencia California-Pacífico – esperada pero aún no recibida;

A grant of $100,000 from the New Ministries Essential Ministries Team of the California-Pacific Annual Conference – applied for + Una subvención de $100,000 del Equipo de Ministerio Esencial de Nuevos Ministerios de la Conferencia Anual California-Pacífico – solicitada.

2021 Budget + Presupuesto de 2021

Given significant decreases in rental income and building usage fees, as well as uncertainties about the future trajectory of pledge income, we should plan to decrease our 2021 budget by 25% from 2020. + Dadas disminuiciones significativas en los ingresos por alquiler y las tarifas de uso del edificio, tanto como incertidumbres sobre la trayectoria future de los ingresos de las promesas financieras, deberíamos planear reducir nuestro presupuesto 2021 en un 25% a partir de 2020.

This reduced budget will be presented along with the equitable compensation application to the Administrative Council in its meeting on October 27. + Este presupuesto reducido será presentado junto con la solicitud de compensación equitativa para 2021 a la reunión del Concilio Administrativo el 27 de octubre.

Other financial matters + Otras cuestiones financieras

The Carlos Rodriguez memorial fund – Wulf will work with Sulma Zepeda Rosales and Carla Moreno to move this forward with the hope of having something ready to announce during worship on All Saints Sunday. + El fondo memorial Rodriguez – Wulf trabajará con Sulma Zepeda Rosales y Carla Moreno para hacer avanzar este asunto con la esperanza de tener algo listo para anunciar durante el servicio de adoración el Domingo de Todos los Santos.

Rodolfo (Danny) Bernabe – How much do we still owe Danny Bernabe in light of his retirement? + Rodolfo (Danny) Bernabe – ¿Cuánto aún le debemos a Danny Bernabe a la luz de su jubilación?

In early January 2020, the church advanced Bernabe twelve months’ worth of his annual transportation allowance ($1,200) to help him pay his immigration fees. In addition, the church received a special offering of $560 to help cover the cost of this assistance. Since Bernabe retired on August 31, 2020, he still owed the church $400 for four months of unearned transportation allowance that had been advanced to him. Subtracting this $400 from the $560 received in the special offering left a remainder of $160. It was agreed to pay this $160 to Bernabe. + A pincipios de enero 2020, la iglesia adelantó a Bernabe doce meses de su subsidio de transporte ($1,200) para ayudarlo a pagar sus tarifas de inmigración. Además, la iglesia recibió una ofrenda especial de $560 para ayudar a cubrir el costo de esta asistencia. Cuando Bernabe se jubiló el 31 de agosto 2020, él todavía le debía a la iglesia $400 por cuatro meses de subsidio de transporte no ganado que le había sido adelantado. Si se restan estos $400 de los $560 recibidos en la ofrenda especial, queda un resto de $160. Se acordó pagar estos $160 a Bernabe.

Trustees expenses: Elmer reported that he had receipts for $234.16 in trustees expenses. He will submit these receipts to Palombi for reimbursement. + Gastos de los síndicos: Elmer informó que tenía recibos por $234.16 en gastos de los síndicos. Enviará estos recibos a Palombi para su reembolso.

TRUSTEES MATTERS + CUESTIONES DE LOS SÍNDICOS

Report of the Chair + Informe del Presidente

Elmer asked about the use of space in the church building for the Refugee Welcoming Center. Wulf responded that no decisions had yet been made. However, the following spaces were possibilities + Elmer preguntó sobre el uso del espacio en el edificio de la iglesia para el Centro de Bienvenida para Refugiados. Wulf respondió que aún no se habían tomado decisiones. Sin embargo, los siguientes espacios eran posibilidades:

The Tally Room would be ideal in many ways. Its primary drawback is handicap inaccessibility. + El Salón Tally sería ideal en muchos sentidos. Su principal desventaja es su inaccesibilidad handicap.

The room behind the sanctuary would make a useful office for the Welcome Center. However, there is a possibility that the church might be able to rent it out to the National Lawyers’ Guild. Negotiations are underway on this possibility. Additionally, given that many of the Welcome Center’s clients are minors, there might be issues with the church’s Safe Sanctuary policies. + El salón detrás del santuario sería una oficina útil para el Centro de Bienvenida. Sin embargo, hay una posibilidad de que la iglesia pudiera alquilarla al National Lawyers’ Guild. Negociaciones están en curso sobre esta posibilidad. Además, dado que muchos de los clientes del Centro de Bienvenida son menores, podría haber problemas con las políticas de Santuario Seguro de la iglesia.

The room to the left of the stage in the basement could be converted into an office and meeting space. Its primary drawback is its current state of disrepair. + El salón a la izquierda del escenario en el sótano podría convertirse en una oficina con espacio para reuniones. Su principal desventaja es su estado actual de deterioro.

Elmer asked about what the Safe Sanctuary policies were. Wulf and Palombi explained that they were essential policies that had been put in place by all United Methodist churches in order to ensure that children and vulnerable adults would be safe from all forms harassment and abuse, especially sexual harassment and abuse. Wulf agreed to send copies of the Safe Sanctuary policies to all members of the Board of Trustees and the Finance and Stewardship Committee. + Elmer preguntó sobre cuáles eran las políticas de Santuario Seguro. Wulf y Palombi explicaron que ellas eran políticas esenciales que habían sido implementadas por todas las iglesias Metodistas Unidas para garantizar que los niños y los adultos vulnerables estuvieran a salvo de todas las formas de acoso y abuso, especialmente el acoso y abuso sexual. Wulf aceptó enviar copias de las políticas de Santuario Seguro a todos los miembros de la Junta de Síndicos y del Comité de Finanzas y Mayrodomía.

The basement bathroom + El baño del sótano

Elmer reported that the contractor was making slow progress on the remodeling of the basement bathroom, but was not yet finished. Elmer assured the Board of Trustees that the contractor would not be paid until the project was completely finished. + Elmer informó que el contratista estaba avanzando lentamente en la remodelación del baño del sótano, pero aún no estaba terminado.  Elmer aseguró a la Junta de Síndicos que el contratista no sería pagado hasta que el proyecto estuviera completamente terminado.

Outdoor furniture + Los muebles de exterior

Wulf reported that he has received a call from the Los Angeles Police Department’s Northeast Division requesting that the outdoor furniture on Reservoir Street be removed. Police patrolling the area have observed numerous incidents of disruptive behavior from people utilizing the furniture, including the harassment of passers-by, public intoxication, illegal drug use, and fights. Select Patrol, the church’s security service, regularly reports similar problems. Neighbors have made numerous complaints to the police and to the church itself about the disruptive and unsanitary behaviors of those making use of the furniture. Trash and graffiti continue to be major problems. Some of the worst abuses reportedly take place late at night and in the early hours of the morning. Additionally, the furniture is in bad repair both because of misuse and termite damage. + Wulf informó que había recibido una llamada de la División Noreste del Departamento de Policia de Los Ángeles solicitando que se quiten los muebles de exterior en la Calle Reservoir. La policia patrullando el area han observado numerosos incidentes de comportamiento perturbador de las personas utilizando los muebles, incluso el acoso de transeúntes, intoxicación pública, el uso ilegal de drogas, y peleas. Select Patrol, el servicio de seguridad de la iglesia, regularmente informa de problemas similares. Los vecinos han hecho numerosas quejas a la policia y a la iglesia sobre los comportamientos perturbadores e insalubres de aquellos que utilizan las muebles. La basura y el grafiti siguen siendo problemas graves. Algunos de los peores abusos ocurren por la noche o durante las horas tempranas de la mañana. Además, los muebles están en mal estado debido al mal uso y daño de termitas.

There was extended conversation about how to respond to these requests by the police and our neighbors. Palombi suggested removing the furniture because of health concerns related to the COVID-19 pandemic. We are not able to keep the furniture disinfected. Neither does this furniture facilitate appropriate social distancing. She suggested that new furniture could be installed after the COVID-19 crisis ends. Elmer responded that the church needs to serve the neighbors that God has given it, and that these neighbors now include homeless people who need a place to be even if they sometimes engage in inappropriate behaviors. + Había una conversación extendida sobre cómo responder a estas solicitudes de la policia y de nuestros vecinos. Palombi sugirió que se quiten los muebles por motivos de salud relacionados a la pandemia COVID-19. No podemos mantener los muebles disinfectados. Estos muebles tampoco facilitan un adecuado distancia social. Ella sugirió que nuevos muebles podrían instalarse después de que la crisis COVID-19 se termine. Elmer respondió que la iglesia necesita servir los vecinos que Dios le ha dado, y que estos vecinos ahora incluyen las personas sin vivienda que necesitan un lugar para estar incluso si a veces se involucren en comportamientos inapropiados.

Given that there were only three Trustees present for the meeting, no decision was reached. However, Wulf agreed to help Elmer call another meeting that would, hopefully, be better attended where a final decision could be made. Wulf also agreed to contact the office of City Council District 13 and the Northeast Division of LAPD to solicit their further guidance. + Dado que solo había tres Síndicos presentes para la reunión, no se tomó ninguna decisión. Sin embargo, Wulf aceptó ayudar a Elmer a convocar otra reunión que, con suerte, sería mejor asistida donde una decisión final podría ser tomada. Wulf también aceptó contactar la oficina del Distrito 13 del Consejo Municipal y la División Noreste del LAPD para solictar sus consejos adicionales.

Adjournment + Aplazamiento

There being no further business, the meeting was adjourned at 3:00 p.m. + Ya que no había asuntos adicionales, la reunión se levantó a las 3:00 p.m.

Closing Prayer + Oración de Clausura

Price offered a closing prayer. + Price ofreció una oración de clausura.

__________________________________________________

Finance and Stewardship Committee/Comité de Finanzas y Mayordomía

September 13, 2020 + 1:00 p.m./13 de septiembre 2020 + 1:00 p.m.

Click the link below to access the meeting via the internet:

Haga clic en el siguiente enlace para tener acceso a la reunión:

https://us02web.zoom.us/j/7184544317

To access the meeting via phone, please call:

Para tener acceso a la reunión por teléfono, por favor llame al:

1-669-900-9128

When prompted, enter meeting ID

Cuando se le solicite, introduzca el ID de la reunión:

852 6197 7496 # 

No password is required.

No se requiere contraseña.

Please contact Pastor Wulf if you need help joining this meeting.

Póngase en contacto con Pastor Wulf si necesite ayuda para juntarse a esta reunión.

++++++++++++++

PROPOSED AGENDA / AGENDA PROPUESTA

Call to order / Llamada al orden

Opening prayer / Oración de apertura

Selection of a note taker / Selección de un tomador de notas

Review and approval of the agenda / Revisión y aprobación de la agenda

Treasurer’s report / Informe de la tesorera (Lisa Palombi)

  • Funds on hand / Fondos disponibles
  • Miller and Elmer funds / Los fondos Miller y Elmer
  • Giving and spending trends – prognosis for the remainder of 2020 / Tendencias en donaciones y gastos – pronóstico para el resto de 2020
  • Personnel costs / Gastos de personal
  • Apportionments / Asignaciones

Carlos Rodriguez memorial fund / El fondo conmemorativo de Carlos Rodriguez

PPP loan forgiveness application / Solicitud de condonación del préstamo PPP

Trustees funding needs / Necesidades de financiación de los Síndicos (Walter Elmer)

2021 budget / Presupuesto de 2021

Grants / Becas

  • Refugee Welcome Center / Centro de Bienvenida para los Refugiados
    • Justice and Compassion Grant ($3,000 – granted and received) / Beca de los Ministerios de Justicia y Compasión de Cal-Pac ($3,000 – otorgada y recibida)
    • Kaleidoscope Grant ($10,000 – granted but not yet received) / Beca de Kaleidoscope ($10,000 – otorgada pero no recibida)
    • Theological Enterprise grant from Cal-Pac New Ministries (in process) / Beca de empresas teológicas de los Nuevos Ministerios de Cal-Pac (en proceso)
  • LA County Homeless Services Grant ($2,000 – granted and received – early 2020) / Beca del Condado de Los Ángeles para servicios a los desamparados ($2,000 – otorgada y recibida – principios de 2020)
  • Cal-Pac Justice and Compassion grant for improvement of Christian education facilities ($2,500 – granted and received – 2017) / Beca de los Ministerios de Justicia y Compasión de Cal-Pac para la mejora de instalaciones de educación cristiana ($2,500 – otorgada y recibida – 2017)

Fall stewardship campaign / Campaña de otoño para la mayordomía

Other business / Otros asuntos

  • Finance and Stewardship Committee chair / Presidente del Comité de Finanzas y Mayordomía

Closing prayer and adjournment / Oración de clausura y aplazamiento


The Board of Trustees and the Finance and Stewardship Committee will meet together by Zoom at 7:30 p.m. on Wednesday, July 8, 2020.

To access the meeting via the internet, please click here:

https://us02web.zoom.us/j/85261977496

To access the meeting via phone, please call:

1-669-900-9128 and enter meeting ID: 852 6197 7496 # when prompted.

No password is required for this meeting.

PROPOSED AGENDA:

Opening Prayer (Rev. Frank Wulf)

Approval of the Agenda

Trustees (Mr. Walter Elmer)

  • First Floor Bathroom
  • Cleaning and sanitizing the first floor air conditioning system.
  • Deep cleaning and sanitizing of the church building.
    • We have had trouble finding a company to come in to do a deep cleaning on a one-time basis. The people we have spoken to are only interested in a long term contract.
    • We met with representatives from Terminix. They will not do a deep cleaning, but will sanitize once the cleaning has been done. Although they have not followed through with a written estimate as requested, we do not anticipate that this work will be inexpensive.
    • Please refer to the attached “Guidance for Cleaning and Disinfecting” from the CDC for recommendations on what needs to be cleaned and how often: 316485-c_reopeningamerica_guidance_4.19_6pm_Cleaning
    • Refer also to the attached document from the EPA for a list of approved products for use with COVID-19 cleaning and disinfection: List N Products with Emerging Viral Pathogens AND Human Coronavirus claims for use against SARS-CoV-2Date Accessed 07082020
    • Would it make sense to hold a church work day, purchase required cleaning and disinfecting products, and provide people with necessary PPE (face masks, face shields, gloves, etc.) rather than trying to contract out for one-time services that are highly expensive? I anticipate that user groups, such as Dong Sa Church, the Neighborhood Council, and the Homeless Services will be able and willing to assist. If the answer is yes, then 1) When will we do it? and 2) How will we continue to clean and disinfect areas that are being used after the building is re-opened?
  • Any issues related to Dong Sa Church (Meeyoung Koba & Andy Lee)
  • Graffiti abatement
  • Outdoor living room
  • Recently accomplished tasks
  • Other Trustees matters

Finance and Stewardship Committee

  • Current financial state of EPUMC
    • Income
      • Giving income
      • Rental income
      • Other income
    • Expenditures
      • Payroll (Please note that the pastor will soon be enrolling in Medicare which should result in a significant savings in health insurance expenses)
      • Building
      • Office
      • Program
      • Anticipated reopening expenses
    • Miller & Elmer funds
    • Cash flow
  • Financial forecast for the immediate and longer-term future – How do we respond?
  • PPP forgiveness – Please refer to the revised application for PPP forgiveness: 3245-0407-SBA-Form-3508-PPP-Forgiveness-Application_Revised
  • Carlos Rodriguez memorial fund
  • Other Finance & Stewardship business

Adjournment and close in prayer

ATTACHMENT: Notes from the May 27 meeting on reopening